| 铁路物流企业内部管理文件11 |
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时间:2009-08-26 |
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采购过程控制准则
一、供方选择和评价
1、行政部负责对生产材料供方的选择和评价；电脑部负责对提供电脑网络软硬件及耗材的供方进行选择和评价。
2、评价和选择原则：
a) 具备生产和销售的资格；
b）其产品质量符合相关质量标准；
c）经过本企业长期使用或其他企业使用证明产品质量可靠；
d）对供应商提供样品进行试用后效果良好；
e）了解供方的顾客满意度和信誉情况；
f）提供产品质量稳定、价格合理、交货及时且服务周到。
3、评价方式和步骤：
a) 评价可采取审批、会签、会议和现场考察等不同方式；
b）评价的重点是对顾客有直接影响、涉及大量金额及新选供方，如运输车辆，包装材料等的采购；
c）对长期供货的供方，直接由行政部经理审核，平台总经理批准；
d）需要征求其他部门意见的供方可采取相关部门会签，行政部经理审核后，报平台总经理批准；
e）对于新选择的供方或涉及大批量进货时，可以召开相关部门参加的评审会议共同评价后，报总经理批准，必要时组织现场考察；
f）经评价选择后，行政部编制《合格供方名录》，由平台总经理批准作为采购的依据。
二、采购控制
1、定期日用品采购：行政部根据每月的日用量，填写《采购申请表》由行政部经理、财务部经理审核，报平台总经理批准后，由行政部实施采购。
2、临时采购品：计划外的临时采购，由使用部门填写“加急申购表”，按正常审批程序批准后采购。
3、应向合格供方进行采购。临时、少量、急用采购品无法向合格供方采购时，可以采取“货比三家”的方式，选购质量合格、价格合理的产品，并严加检验。
三、签约
经批准的合格供方，由行政部负责签约，合同或协议中应明确质量控制要求和质量争端解决方法；服务供方由公司每年与其签订服务分包协议。
四、采购产品的验收
1、一般性材料由行政部统一采购，发到各平台、分公司、营业部进行使用。由行政部统一验收。临时采购品由申请部门验收。
2、行政部及各平台、分公司、营业部对供应商提供的产品，按合同条款和采购计划进行检验。对于合格产品由行政部填写《入库清单》，办理入库手续；对不符合要求的包装材料，要求供应商按合同条款处理。
3、检验合格产品，由行政部提出付款申请，经主管总经理批准，财务部与合同核对无误后，办理付款手续。
五、对供应商的控制
1、行政部与供应商签定采购合同，明确产品的质量、技术规格、价格和交货要求，建立对供货商的质量记录，使供货商处于受控状态。
2、行政部及时收集采购品的使用情况及质量情况，并将出现的质量问题及时通报供方，令其改进。
3、供应商提供的产品出现严重质量问题或重复出现质量问题时，行政部经请示主管总经理批准，取消供方供货资格，并在《合格供方名录》中删除。
六、服务供方的选择、评审和控制
1、铁路：
由于铁路服务的提供属国家专营业务，具有较高的可靠性和较好的信誉，公司选择铁路运输服务以增加公司为顾客提供服务的手段，增加顾客满意程度。
2、航运：
本公司选择有一定知名度的航空公司进行合作，并保留与其合作的记录，作为对其评审的依据。
3、运输服务外包：
本公司在运力资源不足时，将运输业务外包。我公司的外包业务一般选择长期合作的运输公司进行，并记录其业绩，通过其业绩进行考核评价，如发现不能满足我公司质量要求的情况，我公司有权责令其改正或终止与其合作。
编制单位：北京现代贯通物流科技研究所 |
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